Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise für Bewerber (m/w/d)

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus den Datenschutzgesetzen geben.

I. Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten

Verantwortliche gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO bzw. Dienstanbieter gemäß § 13 Telemediengesetz (TMG) für die Datenverarbeitung sind:

General Logistics Systems Germany GmbH & Co. OHG,
GLS IT Services GmbH,
GLS Verwaltungs- und Service GmbH
GLS Germany-Str. 1-7
36286 Neuenstein

DER KURIER GmbH & Co. KG
Dörrwiese 2
36286 Neuenstein

OverNight Service GmbH
Pinkertweg 49
22113 Hamburg

(Im Folgenden: „Die Verantwortlichen“)


Sie erreichen die betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Für die GLS Germany GmbH & Co. OHG, GLS IT Services GmbH und GLS Verwaltungs-und Service GmbH
Betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Christian Klöpfel
c/o GLS IT Services GmbH
GLS Germany-Str. 1-7
36286 Neuenstein

datenschutz@gls-germany.com

Für die DER KURIER GmbH & Co. KG und OverNight Service GmbH
Betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Marco Schmitka
c/o DER KURIER GmbH & Co. KG
Dörrwiese 2
36286 Neuenstein

datenschutz@derkurier.de

Sofern Sie mit einem der Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten via E-Mail in Kontakt treten, so weisen wir darauf hin, dass die Vertraulichkeit der übermittelten Informationen nicht gewährleistet werden kann, da der Inhalt von E-Mails unter Umständen von Dritten eingesehen werden kann.

II. Allgemeine Informationen

1. Hinweise zur Bewerbung bei den Verantwortlichen

Indem Sie sich über die Website gls-karriere.de, per E-Mail oder postalisch bei einem der obigen Verantwortlichen bewerben, stellen Sie dem jeweiligen Unternehmen Ihre persönlichen Daten zum Zweck der Bearbeitung und Prüfung Ihrer Bewerbung zur Verfügung. Die Daten dienen dem Verantwortlichen dazu, Ihre Bewerbung zu verwalten und dadurch die passende Stelle für Sie zu finden. Ihre Daten werden auf den Systemen unseres Software Partners Haufe-Umantis AG gespeichert und verarbeitet.

2.
Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Hierzu zählen Daten wie z.B. Name, Adresse, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.

Informationen, die nicht mit einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person in Verbindung gebracht werden können – wie z.B. statistische Daten – sind keine personenbezogenen Daten.

3. Anwendbare Datenschutzgesetze und Verpflichtung zum Datenschutz

Datenschutz ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb gehen wir mit Ihren personenbezogenen Daten besonders sorgfältig um und verarbeiten diese ausschließlich nach den Bestimmungen der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

4. Informationssicherheit

Wir als Verantwortliche und unser Software-Partner Haufe Umantis AG schützen Ihre personenbezogenen Daten durch angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen vor Verlust und Missbrauch. Dazu zählt auch die Übermittlung Ihrer auf der GLS-Karriereseite eingegebenen Daten per SSL-Verschlüsselung. Wir behalten uns das Recht vor, diese Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen anzupassen, wenn dies auf Grund der technischen Entwicklung erforderlich wird.

5. Informationen zu unserem Software-Partner Haufe-Umantis AG
Um unseren Recruiting Prozess kontinuierlich zu verbessern, nutzen wir die Bewerbermanagement-Lösung von Haufe-Umantis. Informationen zum Datenschutz bei Haufe-Umantis entnehmen Sie bitte der folgenden Datenschutzerklärung:

https://www.umantis.com/datenschutz/

Des Weiteren haben wir mit Haufe-Umantis eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen, damit die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften gewährleistet werden kann.

III. Bewerberdaten

1. Erhobene Daten, Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten und rechtliche Grundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten:

a) zur Erfüllung vertraglicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 b) EU DS-GVO
Die Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke der Bewerberverwaltung erfolgt zur Vertragsanbahnung eines Arbeitsvertrages mit Ihnen.

Bei der Bewerbung über unsere GLS-Karriereseite sind folgende Angaben verpflichtend: Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse (und Passwort zur Registrierung), Ihre Gehaltsvorstellung, ein Lebenslauf sowie die Angabe, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind.

Zusätzliche personenbezogene Daten erhalten wir von Ihnen durch die freiwillige Angabe von u.a. einer Telefonnummer, Adressdaten, einem Foto, einem Motivationsschreiben, oder Ihren relevanten Zeugnissen.

Sollten Sie sich per E-Mail oder postalisch bewerben, speichern wir alle Daten, die Sie uns in Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen.

Im Rahmen einer sonstigen Kontaktaufnahme und Nutzung des E-Mail-Kontaktformulars werden die von Ihnen eingegebenen Daten wie Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse etc. zur Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigt.

b) aufgrund Ihrer Einwilligung nach Art 6 Abs. 1 a) EU DS-GVO

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten für eine Bearbeitung zu Bewerbungszwecken über die konkrete Stellenbesetzung hinaus erteilen und Sie auch über Stellenangebote telefonisch oder in elektronischer Form von uns kontaktiert werden wollen, erfolgt die rechtmäßige Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung.
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor Inkrafttreten der EU DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

c) im Rahmen der Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 f) EU DS-GVO

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten über die Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen
der Verantwortlichen oder Dritten. Dazu zählt die Verarbeitung zu statistischen Zwecken in anonymisierter bzw. aggregierter Form (z.B. Reportings).

d) aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen nach Art.6 Abs. 1 c) EU DS-GVO

Wir unterliegen als Unternehmen diversen gesetzlichen Anforderungen wie z.B. dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Die Verantwortlichen verarbeiten personenbezogene Bewerberdaten ausschließlich für die oben angeführten Zwecke. Eine weitergehende Nutzung dieser Daten findet nicht statt.

2.
Daten, die automatisch erhoben werden

a) Protokollierung von IP Adressen

Bei jedem Zugriff eines Nutzers auf die GLS-Webseite werden Daten in einer Protokolldatei gespeichert. Im Einzelnen wird temporär folgender Datensatz gespeichert:

- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- IP-Adresse oder DNS-Name des anfragenden Rechners 
- Aufgerufene Seite (URL)
- HTTP-Antwortcode 
- Betriebssystem mit Version
- Browser mit Version

Die gespeicherten Daten werden in anonymisierter Form zu statistischen Zwecken zusammengefasst. Diese Statistiken dienen der Auswertung der Nutzung der GLS-Webseite durch die Besucher. Insbesondere soll die Reihenfolge der besuchten Seiten und der Weg, der innerhalb der Seiten zurückgelegt wird, dargestellt werden. Hierdurch möchten die Verantwortlichen erkennen, in welcher Form die Nutzung und Anwendung der Webseite weiter verbessert werden kann.

b) Cookies

Für die Nutzung dieser Webseite ist es erforderlich, dass von den Servern der Verantwortlichen oder von Drittanbietern (wie z.B. YouTube) Cookies gesetzt werden. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch die der Stelle, die den Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Diese Cookies dienen der technischen Administration der Webseite. Jeder Besucher kann seinen Browser so einstellen, dass Cookies abgelehnt werden. In diesen Fällen werden keine Daten auf dem Rechner des Besuchers gespeichert. Möglicherweise stehen Ihnen dann aber nicht alle Funktionalitäten der Webseite in vollem Umfang zur Verfügung.
Näheres zu den eingesetzten Cookies erfahren Sie in unserer Cookie-Policy.

c) Google Analytics

Diese Webseite benutzt Google Analytics mit IP-Anonymisierung, einen Webanalysedienst der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA („Google“). Google Analytics verwendet Cookies. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO: Der Webseitenbetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der Analyse des Nutzerverhaltens zur Optimierung seines Webangebots.
Wir nutzen Google Analytics, um die Nutzung unserer Website analysieren und regelmäßig verbessern zu können. Über die gewonnenen Statistiken können wir unser Angebot verbessern und für Sie als Nutzer interessanter ausgestalten. Für die Ausnahmefälle, in denen personenbezogene Daten in die USA übertragen werden, hat sich Google dem EU-US Privacy Shield unterworfen, https://www.privacy-shield.gov/EU-US-Framework.

Auf dieser Webseite wurde der Google-Analytics-Code um „gat._anonymizeIp();“ erweitert. Dadurch ist eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) gewährleistet. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

Im Auftrag des Betreibers dieser Webseite wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseitenaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseitennutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Webseitenbetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Webseite vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Webseite bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Sie können die Erfassung Ihrer Daten durch Google Analytics verhindern, indem Sie auf folgenden Link klicken. Es wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, das die Erfassung Ihrer Daten bei zukünftigen Besuchen dieser Webseite verhindert: Google Analytics deaktivieren

Informationen des Drittanbieters: Google Dublin, Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, Fax: +353 (1) 436 1001.
Nutzerbedingungen: https://www.google.com/analytics/terms/de.html,
Datenschutzerklärung: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy.

d) Share Buttons

Auf der GLS-Karriereseite sind sogenannte Share Buttons (z.B. von Facebook, Twitter und WhatsApp) integriert. Es handelt sich dabei um eine Art Lesezeichen, mit denen die Nutzer eines solchen Dienstes Stellenanzeigen usw. bei dem jeweiligen Dienst teilen können. Die Share Buttons sind auf unserer Webseite mit der datenschutzfreundlichen "Shariff-Lösung" von heise.de als Link zu den entsprechenden Diensten eingebunden. Nach dem Anklicken der eingebundenen Grafik werden Sie auf die Seite des jeweiligen Anbieters weitergeleitet; erst dann werden Nutzerinformationen an den jeweiligen Anbieter übertragen. Informationen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei Nutzung dieser Anbieter entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter.

e) Social Media Links

Auf die der GLS-Karrierewebsite befinden sich Links (Verknüpfungen) zu Social-Media-
Profilen der GLS Germany (z.B. Xing, Twitter, YouTube, Kununu oder Facebook). Bitte beachten Sie bei der Nutzung dieser Links, dass die Datenverarbeitung durch den jeweiligen Anbieter erfolgt. Näheres entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung des Anbieters.

3. Datenübermittlung und -empfänger

Die zentrale Bearbeitung der Bewerberdaten obliegt der GLS Germany GmbH & Co. OHG. Ihre Daten werden ausschließlich im Rahmen Ihrer Bewerbung gespeichert, ausgewertet, bearbeitet oder intern (innerhalb der Verantwortlichen) weitergeleitet. Sie sind nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Personalabteilung und den mit der Bewerberauswahl beschäftigten Personen der Verantwortlichen zugänglich. Diese sind im Rahmen ihres arbeitsvertraglichen Beschäftigungsverhältnisses zur Verschwiegenheit über personenbezogene Daten verpflichtet. In Ausnahmefällen können weitere Parteien Ihre Daten erhalten.

Im Falle einer Personalvermittlung durch externe Personalvermittler, z.B. durch Headhunter oder die Agentur für Arbeit, können diese Ihre personenbezogenen Daten erhalten.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an weitere Empfänger geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann weiter, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe befugt sind. Sind diese Voraussetzungen gegeben, können Empfänger personenbezogener Daten u.a. öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sein.

Eine aktive Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland findet lediglich statt, sofern im Rahmen der zuvor genannten Dienste ausdrücklich darauf hingewiesen wurde.

4.
Speicherdauer und Löschung

Die Verantwortlichen speichern personenbezogene Daten gemäß gesetzlicher Vorschriften zur Datenverarbeitung und unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Wir legen die Dauer der Speicherung der Daten gemäß der folgenden Anforderungen fest:

Treten Sie eine Arbeitsstelle bei dem Verantwortlichen an, werden Ihre persönlichen Daten, oder allenfalls ein Auszug davon, zu Ihrer Personalakte gelegt.

Sollten Sie sich beworben haben und einen ablehnenden Bescheid erhalten haben, werden Ihre Angaben noch 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert und danach anonymisiert (Profil und Bewerbung). Es erfolgt keine Mitteilung über die Löschung der Daten.

Falls wir Ihnen zum Zeitpunkt Ihrer Bewerbung noch keine passende Stelle anbieten können, werden wir Ihre Bewerbung mit Ihrem Einverständnis einem Talentpool der Verantwortlichen zuordnen. Sie erhalten in diesem Falle eine Nachricht darüber. Sollten Sie damit nicht einverstanden oder nicht mehr interessiert sein, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Daten (Profil und Bewerbung) selbständig zu löschen. Wird Ihre Bewerbung einem Talentpool zugeordnet, bleiben die Daten für 12 Monate gespeichert und werden danach anonymisiert.

Anonymisierte Daten lassen sich nicht auf eine Person zurückführen.

IV.
Rechte der Betroffenen, Widerruf der Einwilligung, Ausübung der Rechte, Beschwerden bei der Datenschutzbehörde

1.Rechte der Betroffenen

Sie haben als Betroffener das Recht,

- Auskunft darüber zu erhalten, ob Ihre personenbezogene Daten verarbeitet werden, und das Recht auf Auskunft über diese Daten. (Auskunftsrecht der betroffenen Person gemäß Art. 15 der DSGVO)

- die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. (Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 der DSGVO)

- die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. (Recht auf Löschung gemäß Art. 17 der DSGVO)

- die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 der DSGVO)

- die personenbezogenen Daten zu erhalten, die Sie uns bereitgestellt haben. (Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 der DSGVO)

- aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.(Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO)

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

2. Widerruf der Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit den Verantwortlichen gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor Inkrafttreten der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

3. Ausübung Ihrer Rechte

Wenn Sie Ihre Rechte als betroffene Person ausüben oder eine ausdrückliche Einwilligung widerrufen möchten, dann senden Sie eine Nachricht an die unten genannte Adresse, damit die Verantwortlichen die für die Ausübung Ihrer Rechte erforderlichen weiteren Schritte ergreifen können:

GLS Germany GmbH & Co. OHG
HR Recruiting & Development
GLS Germany-Str.
1-7
36286 Neuenstein


Jobs@gls-germany.com

Bitte beachten Sie aber, dass wir einen Identitätsnachweis verlangen können, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff oder vor unbefugten Änderungen zu schützen.

4. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, teilen Sie uns bitte Ihre Bedenken mit.
Es steht Ihnen in solchen Fällen aber auch ein Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde zu. (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG).

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Husarenstr. 30
53117 Bonn

https://www.bfdi.bund.de

V. Aktualisierung dieser Datenschutzinformationen

Die Verantwortlichen sind berechtigt, diese Informationen durch Veröffentlichung der geänderten Informationen auf der GLS-Karriereseite zu aktualisieren. Wir entwickeln und optimieren unsere Dienstleistungen kontinuierlich. Es kann also sein, dass wir neue Funktionalitäten hinzufügen. Sollte das Einfluss auf die Art haben, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, werden wir Sie rechtzeitig in unserer Datenschutzerklärung darüber informieren.

Diese Informationen wurden zuletzt am 3. August 2018 aktualisiert.


Privacy information for applicants (m/f/d)


With the following information we would like to provide you with a general overview on how we process your personal data and inform you about your rights according to privacy laws.

I. Contact details of the controller and the data protection officer

The controllers for the processing according to Art. 4 (7) GDPR resp. service provider according to §13 TMG (German Telemedia Act) are:
General Logistics Systems Germany GmbH & Co. OHG,
GLS IT Services GmbH,
GLS Verwaltungs- und Service GmbH
GLS Germany-Str. 1-7
36286 Neuenstein

DER KURIER GmbH & Co. KG
Dörrwiese 2
36286 Neuenstein
OverNight Service GmbH
Pinkertweg 49
22113 Hamburg
(Hereinafter: „The controllers“)


You can contact our company data protection officers at:

For GLS Germany GmbH & Co. OHG, GLS IT Services GmbH und GLS Verwaltungs-und Service GmbH
Company data protection officer
Christian Klöpfel
c/o GLS IT Services GmbH
GLS Germany-Str. 1-7
36286 Neuenstein

datenschutz@gls-germany.com

For DER KURIER GmbH & Co. KG und OverNight Service GmbH
Company data protection officer
Marco Schmitka
c/o DER KURIER GmbH & Co. KG
Dörrwiese 2
36286 Neuenstein

datenschutz@derkurier.de

If you want to contact us via e-mail, please note that the confidentiality of the transmitted information cannot be guaranteed. Unencrypted e-mails can possibly be read by unauthorised third parties.

II. General information

1. Application information

By applying to one of the above mentioned companies via gls-karriere.de, by e-mail or by post, you provide the respective company with your personal data for the purpose of examining your application. The data will help the controller to manage your application and to find a suitable job for you. Your data is stored and processed on the systems of our software partner Haufe-umantis AG.

2. Personal Data

'Personal data’ means any information relating to an identified or identifiable natural person (‘data subject’). This includes for example information such as name, address, telephone number and date of birth.
Information that cannot be linked to a specific or determinable individual - such as the number of users of a website - is not considered to be personal data.

3. Applicable data protection laws and data protection obligation

GLS Germany GmbH & Co. OHG (GLS Germany) takes data protection seriously. For that reason, personal data will exclusively be processed in accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (BDSG).

4. Security of personal data

By means of technical and organisational security measures, we and our software-partner Haufe-umantis AG do our best to protect personal data from loss or misuse. We process personal data in IT systems which are protected by appropriate security measures. This includes using SSL/TLS encryption for transfer of data entered by you on gls-karriere.de. If required by technical progress, we reserve the right to modify these security and privacy protection measures.

5. Software-Partner Haufe-Umantis AG

In order to optimize our recruiting process continuously, we use the applicant management solution of our software partner Haufe-umantis. For details of their privacy policy, please use the following link:

https://www.umantis.com/en/data-privacy/

To ensure the compliance with data protection regulations, we concluded a Data Processing Agreement according to Art. 28 GDPR with Haufe-umantis.

III. Applicant data

1. Collection of data, purposes of processing and legal basis

We are processing personal data for the following purposes:

a) To fulfil contractual duties according to Art. 6 (1) b) GDPR

The storage and processing of your data for the purpose of applicant management takes place for the initiation of an employment contract with you.

When applying via our GLS career page, the following information is mandatory: salutation, first name, surname, e-mail address (and password for registration), your salary requirements, a curriculum vitae and information on how you have become aware of us.

Additional personal data we receive from you by the voluntary indication of, among other things, a phone number, address details, a photo, a letter of motivation, or your relevant credentials.

If you apply by e-mail or post, we will store all data that you provide us in your application.

In the context of any other contact and use of the e-mail contact form, the data you enter, such as name, address, telephone number, e-mail address, etc., is required to process your request.

b) Based on your consent according to Art 6 (1) a) GDPR

If you give us consent to the processing and storage of your personal data for processing purposes for application beyond the actual staffing and you also want to be contacted via job offers by phone or in electronic form, the lawful processing is based on your consent.

At any time you have the right to withdraw your consent in data processing towards us. This also applies to consent given before the EU-GDPR. The withdrawal is only effective for the future and does not affect the lawfulness of the data processed until the withdrawal.

c) For legitimate interest according to Art. 6 (1) f) GDPR

As far as necessary we process your personal data for the purpose of legitimate interest of the controllers or thirds. This includes processing for statistical purposes in an anonymous or aggregated way (e.g. reportings).

d) Due to legal obligations according to Art. 6 (1) c) GDPR

As a company we are subject to several legal obligations, like the General Act on Equal Treatment (AGG).

The controllers process your personal data only for the above named purposes. A further usage of the data is not permitted.

2. Data, that is collected automatically

a) Logging of IP addresses

Each time a user accesses the career website, data is recorded in a log file. The following data is temporarily recorded:

- Date and time of request
- IP address or DNS name of the requesting computer
- requested page (URL)
- http answer code 
- Client operating system and version 
- Browser and version 

The log file data is anonymously analysed for statistical purposes. Statistical reports are used to evaluate the usage of this website. In particular, the order in which the pages are visited and the path taken between pages is shown. This is intended to give the controllers an indication how the usability of the website can be improved further.

b) Cookies

For the usage of the career website it may be necessary for the servers of the controllers or third parties (e.g. YouTube) to set cookies. Cookies are small text files stored on your hard drive, that are associated with your browser and that provide certain information to the website or body that sets the cookie. Cookies cannot run computer programs or transmit viruses. They just help us to make our online offer more user-friendly an effective. These cookies are used for the technical administration of the website. Every visitor can configure his/her browser to refuse cookies. In this case no data will be saved on the visitor's computer. It may be that you cannot use all functions of the website to the full extend when cookies are disabled. To find out more details about the cookies you can check our Cookie-Policy.

c) Google Analytics

The career website uses Google Analytics, a web analysis service of Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043 USA ("Google"). Google Analytics uses cookies. The information about your use of this web site, generated by the cookie (incl. your IP address), is transmitted to a Google server in the USA and saved there.

The website operator has a legitimate interest in analysing user behaviour in order to optimize its website. Due to that the legal basis for the data processing is Art. 6 (1) f GDPR. We are using Google Analytics to analyse and improve the use of our website. These statistics help us make our services more interesting and efficient. For the exceptional cases in which personal data is transferred to the USA, Google has the EU-US Privacy Shield certification, https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active

The career website uses the Google Analytics extension „gat._anonymizeIp();“. This ensures anonymized registration of IP addresses ("IP masking"). If IP anonymisation is activated on this website, your IP address is shortened before transmission in member states of the European Union or other contractual states of the agreement on the European Economic Area. Only in exceptional cases the full IP address is transmitted to a Google server in the USA and shortened there.

Google, on behalf of the website operator, will use this information in order to analyse your use of the website, to compile reports about the website activities and to perform further services that are connected with the website use and the internet use. Google will in no case connect your IP address with other data of Google. Further information about how Google Analytics handles user data can be found in the Google Privacy Policy: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de

You can avoid the installation of cookies by adjusting the according settings of your browser software; however we would like to point out that in this case you might not be able to use all functions of this web site to the full extent. Furthermore you can block the registration of the data created by the Cookie (incl. your IP address) and related to your use of this website and the processing of this data by Google by downloading and installing the browser plugin available under: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

By clicking on the following link, you can prevent the data collection by Google Analytics. An opt-out cookie will be set, that prevents the data collection on future visits to this website: block Google Analytics

Information about the third party supplier:

Google Dublin, Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, Fax: +353 (1) 436 1001
Terms and conditions:
https://www.google.com/analytics/terms/de.html
Privacy: https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de
Privacy Policy: https://www.google.de/intl/de/policies/privacy.

d) Share Buttons

On our Website you can find some, so called Share Buttons (e.g. Facebook, Twitter und WhatsApp). Those Buttons can be seen as a kind of bookmark that allows users to share our job advertisements with the respective service. On our website the share buttons are integrated by the privacy-friendly „Shariff-solution“ of heise.de and serve as a link to the corresponding services. After clicking on the integrated graphic, you will be redirected to the respective provider’s website. Only then user information will be transmitted to the provider. Please refer to the provider’s policy for further information on how they deal with your personal data.

e) Social Media Links

This career website includes links to the social media accounts of GLS Germany (e.g. Xing, Twitter, YouTube, kununu or Facebook). Please note, that by using those links the providers of those links are responsible for the data processing. Refer to the provider’s privacy policy, for further information.

3. Data transfer and recipients

The central processing of the applicant data is the responsibility of GLS Germany GmbH & Co. OHG. Your data will only be saved, evaluated, processed or forwarded internally (within the responsible companies) as part of your application. They are only accessible to employees of the human resources department and those persons responsible for the selection of applicants. They are committed to maintain confidentiality of personal data as part of their employment contract. In exceptional cases, additional parties may receive your data.

In the case of recruitment by external recruiting agents, e.g. through Head-hunter or the Employment Agency, they may receive your personal information.
In regard to a data transfer to third parties, we will only transmit your personal data if required by law, with your consent of if we are authorised for disclosure. Under these conditions, public bodies and institutions (such as law enforcement agencies) can receive your personal data.

A transfer of personal data to a non-EU-country will exclusively take place if explicitly stated in the context of the previously mentioned services.

4. Duration of data storage and erasure

We store your personal data only in accordance with legal retention periods and legal obligations, as long as it is necessary for the purpose. We set the duration of the storage according to the following requirements:

If you start a job with the person in charge, your personal data, or at least an excerpt thereof, will be added to your personal file.

If you have applied and have received a negative decision, your details will be saved for 6 months after completing the application process and will then be anonymized (profile and application). There is no notification about the deletion of the data.

If we cannot offer you a suitable position at the time of your application, we will assign your application with your consent to a talent pool of the responsible companies. You will receive a message about it in this case. If you do not agree or are no longer interested, you have the possibility to delete your data (profile and application) at any time. If your application is assigned to a talent pool, the data is stored for 12 months and will then be anonymised.
Anonymised data cannot be attributed to a person.

IV. Rights of the data subject, withdrawal of consent, exercise of rights, right to complain

1. Rights of the data subject

As data subject you have the right to,

- obtain the controller confirmation as to whether or not and which personal data concerning him or her are being processed (Right of access by the data subject acc. to Art. 15 GDPR)
- obtain from the controller without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning him or her (Right to rectification acc. to Art. 16 GDPR)
- obtain from the controller the erasure of personal data concerning him or her without undue delay (Right to erasure acc. to Art. 17 GDPR)
- obtain from the controller restriction of processing (Right to restriction of processing acc. to Art. 18 GDPR)
- receive the personal data concerning him or her, which he or she has provided to a controller (Right to data portability acc. to Art. 20 GDPR)
- object, on grounds relating to his or her particular situation, at any time to processing of personal data concerning him or her. The controller shall no longer process the personal data unless the controller demonstrates compelling legitimate grounds for the processing which override the interests, rights and freedoms of the data subject or for the establishment, exercise or defence of legal claims. (Right to object acc. to Art. 21 GDPR)

The right of access and the right to erasure are limited by §§ 34 and 35 BDSG.

2. Withdrawal of consent

At any time you have the right to withdraw your consent in data processing towards us. This also applies to consent given even before the EU GDPR. The withdrawal is only effective for the future and does not affect the lawfulness of the data processed until the withdrawal.

3. Exercise your rights

To exercise your rights or for withdrawal of your consent, please send an e-mail or a written letter to the following address:

GLS Germany GmbH & Co. OHG
HR Recruiting & Development
GLS Germany-Str. 1-7
36286 Neuenstein

Jobs@gls-germany.com

Please note, that we may ask you for a proof of identity in order to protect your personal information from unauthorised access or alteration.

4. Right to lodge a complaint with a supervisory authority

If you note any violation against our data protection regulations, do not hesitate to contact us. Furthermore, in such cases, you also have the right to lodge a complaint with the supervisory authority. (Art. 77 GDPR in conjunction with §19 BDSG)

Supervisory authority:

Federal Commissioner for Data Protection and Freedom of Information
Husarenstr. 30
53117 Bonn
https://www.bfdi.bund.de

V. Updating this privacy information

GLS Germany is entitled to update this information by publishing the amended information on this website. Developing and optimizing our services is a continuous process. So we might add new services or functions from time to time. If this affects the way your personal data is processed, we will inform you in our privacy policy.

This information was last updated on August 3, 2018.





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